Speicherung von Daten
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein dessen Adresse, Alter, Bankverbindung sowie Erreichbarkeiten auf. Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System durch die für die Mitgliederverwaltung zuständige Person gespeichert.
Weitergabe der Daten
Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen von der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszwecks nützlich sind (z.B. Speicherung von Telefonnummern und E-Mail-Adressen einzelner Mitglieder) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
Weitergabe der Daten an Sportverbände
Als Mitglied des Landessportbundes Nordrhein-Westfalen, des Fußballverbandes Niederrhein, des Tennisverbandes Niederrhein und des Fechtverbandes Rheinland ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an die jeweiligen Verbände zu melden. Übermittelt werden dabei Name, Alter und Vereinsmitgliedsnummer; bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung Ihrer Funktion im Verein. Im Rahmen von Ligaspielen oder Turnieren meldet der Verein Ergebnisse und besondere Ereignisse an den Verband.
Pressearbeit
Der Verein informiert die Tagespresse über Turnierergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internet-Seite des Vereins www.svlohausen.de veröffentlicht. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personengebundene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt den jeweiligen Verband von dem Widerspruch des Mitglieds.
Weitergabe von Mitgliederdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, vor allem Turniere und deren Ergebnisse sowie Feiern, am schwarzen Brett des Vereins sowie im Jahrbuch bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliedsliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
Austritt aus dem Verein
Bei Austritt werden Name, Adresse und Geburtsjahr des Mitglieds aus der Mitgliederliste gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.